10 consejos para que aproveches al máximo Zoom
Es probable que muchos de los actuales usuarios de Zoom no hayan utilizado antes la plataforma de videollamadas, sin embargo, estos días en casa se ha convertido en una de las herramientas más importantes para estar conectados con nuestro equipo de trabajo, familia y amigos.
Para que conozcas más sobre la plataforma te queremos compartir una lista sobre algunas características que te ayudarán a sacarle el máximo provecho a Zoom.
1. Mejora la imagen
Otra funcionalidad de Zoom relacionada con la cámara te ayudará a mejorar considerablemente la imagen que captura tu webcam. Pero no solo eso; también te permitirá aparecer con mejor aspecto.
Para aprovechar estas funciones, entra en la sección de Vídeo en la Configuración de Zoom. Entre todas las opciones de esta categoría, te interesan dos: “Habilitar HD” y “Retocar mi apariencia”.
2. Salas de espera
Con las salas de espera, el organizador de una reunión controla totalmente quién puede unirse. Cada persona que intente entrar en la reunión tendrá que esperar en la sala de espera hasta que el organizador apruebe o rechace la solicitud.
Para usar esta opción, inicia sesión en la web de Zoom. En la sección de Configuración tendrás que habilitar la opción de Salas de espera. Una vez que hagas esto, podrás establecer salas de espera en cualquier reunión que organices.
3. Fondos virtuales
A veces necesitas hacer una videollamada pero por cualquier razón, no quieres que se vea lo que tienes detrás, por eso Zoom tiene una opción para cubrir aquello que hay detrás de ti.
En las opciones de Configuración de Zoom hay una sección llamada Fondo virtual. Esta herramienta recortará tu imagen en directo y cubrirá el fondo con una imagen o con un vídeo.
Puedes usar uno de los fondos prediseñados, o añadir tú el que prefieras subiendo el archivo de imagen o vídeo desde tu ordenador. Así, si no quieres usar nada llamativo, puedes subir una imagen de color sólido.
4. Sincroniza las reuniones con Google Calendar
Siempre conviene tener las reuniones apuntadas en algún sitio, y es probable que uses alguna aplicación para organizarte. La mayoría tenemos cuentas de correo de Gmail, así que Google Calendar es una buena opción para ello.
Pero quizá no sepas que hay un complemento oficial para que tu cuenta de Google y de Zoom estén sincronizadas. Está disponible para descargar aquí, y te permite gestionar todas tus reuniones de Zoom desde Google Calendar.
5. Salas para grupos dentro de la misma reunión
Las salas para grupos permiten que el administrador de la reunión divida a la gente en grupos, antes de que empiece la llamada o mientras dure la misma.
En cualquier momento de la reunión puedes dirigir a la gente a las salas de grupos, y cuando hayan terminado la conversación, se incorporarán de nuevo a la reunión general sin complicaciones.
Para habilitar esta opción tendrás que entrar en la sección de configuración en la página web de Zoom. Simplemente activa la opción de “Sala para grupos”, y una vez hecho esto tendrás la opción de crear grupos con diferentes participantes en cada reunión.
6. Controla Zoom a través de Slack
Slack ya gozaba de popularidad en muchos entornos de trabajo, pero quizá no sepas que hay modos de conectarla con otros programas. Y en la página oficial de Zoom puedes descargar un complemento que permite integrar la app de videollamadas con Slack.
Con esta herramienta podrás, entre otras cosas, empezar reuniones de Zoom desde Slack, controlar quién se une, saber la duración exacta de la reunión, recibir un resumen de los datos de la reunión cuando esta finalice, e incluso enviar la grabación de la reunión por mensaje directo.
7. Usar el modo pizarra
Algo no tan conocido es la posibilidad de usar una pizarra virtual, y que esta sea visible para todas las personas presentes en la llamada. Y esta opción está disponible tanto en la versión de escritorio como en la app.
Simplemente haz click en el botón de compartir pantalla, y entre las opciones disponibles aparecerá la de compartir una pizarra blanca. Junto a la pizarra aparecerán diversas herramientas de dibujo y escritura, para que puedas usarla del modo que más te convenga.
8. Reuniones recurrentes
Cuando vayas a programar una reunión en el portal de Zoom, selecciona la casilla de “Reuniones recurrentes” y aparecerá una ventana emergente en la que podrás establecer los parámetros concretos.
Podrás establecer con qué frecuencia ocurre esa reunión, y la fecha y hora exactas en las que debe llevarse a cabo. También podrás fijar una fecha final para esas reuniones recurrentes, por lo que ni siquiera tendrás que cancelarlas manualmente.
Una vez que hayas programado todo, la URL y la configuración de la reunión serán siempre las mismas, por lo que todo el mundo podrá unirse sin que tengas que preocuparte de configurar nada o reenviar el enlace.
9. Transcripciones de audio
Hay otra herramienta dentro de Zoom que te permite repasar reuniones de modo mucho más eficiente: las transcripciones. En los ajustes de Grabaciones en la Nube, puedes activar las transcripciones de audio para que Zoom transcriba todo lo que se ha hablado en la reunión.
Así, cada vez que grabes una videollamada, Zoom guardará en tu cuenta no solo el archivo de vídeo y audio con lo que mostraba la pantalla en la reunión, y con la webcam de los usuarios, sino que además tendrás un archivo de texto con todo lo que se ha hablado. Y si hay errores en la transcripción, puedes editar el texto manualmente para corregirlo.
10. Control de ordenadores en modo remoto
La opción de control remoto, que suele está activada por defecto en las opciones de Configuración de la web de Zoom, permite que un usuario le dé permiso a otro para controlar lo que aparece en su pantalla.
Esto incluye todo el escritorio, y también las aplicaciones o programas del ordenador. E incluso puedes reiniciar el ordenador del otro usuario remotamente. El dueño del ordenador siempre tendrá que aceptar manualmente estas operaciones, así que no debería haber problemas de seguridad.
Con información de Dinero en Imagen.
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